Imobiliária no WhatsApp: como atender todo interessado sem demora

Para a imobiliária não deixar nenhum interessado esperando no WhatsApp, o segredo é separar o que pode ser respondido na hora do que precisa do corretor. As perguntas que se repetem (documentos para alugar, bairros atendidos, como funciona a visita) podem ter resposta a qualquer hora. A visita pode ser marcada direto na agenda do corretor. E a negociação vai para a pessoa certa, com a conversa inteira à mão. Assim, quem escreve no domingo à noite não espera até segunda para ouvir a primeira resposta.

Por que a demora custa caro no mercado de imóveis

Quem procura imóvel costuma falar com várias imobiliárias ao mesmo tempo. Vê um apartamento num anúncio, manda mensagem para três ou quatro, e conversa com quem responder primeiro. O anúncio trabalha a qualquer hora; o atendimento, em geral, só no horário comercial.

Três problemas se repetem em quase toda imobiliária:

• O interessado esfria. Quem viu o anúncio no domingo e só teve resposta na segunda já está marcando visita com outra.
• O contato mora no celular do corretor. Cada um atende pelo próprio telefone, e, quando o corretor sai, a carteira de clientes vai junto.
• A visita é combinada no improviso. Horário acertado por mensagem, sem agenda, vira dois clientes na porta do mesmo imóvel, ou um corretor esperando quem não vem.

O que dá para responder na hora, sem corretor

Boa parte das primeiras mensagens é parecida. Por exemplo:

• que documentos e garantias a imobiliária aceita para locação;
• em que bairros e com que tipo de imóvel ela trabalha;
• em que dias e horários acontecem as visitas;
• como funciona a avaliação para quem quer vender;
• se o imóvel do anúncio ainda está disponível.

Tudo isso pode ser respondido por uma IA, desde que ela tenha o material certo. Ela não adivinha e não consulta portal de imóveis: sabe o que a imobiliária escreveu para ela. Por isso, o material precisa estar em dia. Imóvel alugado sai da lista no mesmo dia; senão, a IA continua oferecendo o que já não existe.

Quando a pergunta foge do material, como uma proposta, uma contraproposta ou uma dúvida sobre cláusula de contrato, o certo é a IA dizer que vai chamar o corretor e passar a conversa. Uma IA que inventa condição de negócio cria um problema que o corretor vai ter de desfazer depois.

A visita marcada na agenda, não no improviso

Marcar visita é a parte que mais ganha com organização. O jeito que funciona:

1. Cada corretor tem a sua agenda, com os dias e horários em que faz visita.
2. O interessado diz que quer visitar e, quando a agenda deixa, escolhe o corretor.
3. Aparecem só os horários livres de verdade. Ele escolhe um.
4. A visita é gravada na agenda: já confirmada, ou reservada para o corretor confirmar depois, conforme a regra daquela agenda.
5. Na véspera, quem tem visita confirmada recebe o lembrete.

Algumas regras evitam bagunça:

• Antecedência mínima. Assim, ninguém marca uma visita para daqui a 20 minutos do outro lado da cidade.
• Duração real. Cadastre a visita com o tempo que ela leva de verdade. A agenda só oferece um horário quando a visita inteira cabe nele.
• Limite de visitas em aberto por pessoa, para um mesmo interessado não ocupar a semana do corretor.

O corretor encontra na conversa qual imóvel o interessado quer ver e o que ele já contou, sem precisar perguntar tudo de novo.

Cada assunto com a sua equipe

Comprar, alugar, vender e cuidar do imóvel alugado são conversas diferentes, muitas vezes com pessoas diferentes. Dividir o atendimento por setor evita que todo mundo veja tudo, e que ninguém responda nada.

• Setores: Compra, Locação e Captação, por exemplo. A conversa vai para o setor que trata do assunto, com o histórico junto. Quem trabalha num setor vê a fila dele; o dono vê tudo.
• Etiquetas: "quer alugar", "quer comprar", "procura casa com quintal". Servem para achar o interessado depois e para separar o público de uma campanha.
• Notas internas: o recado para o colega dentro da conversa, que o cliente não vê. "Já mandei as fotos do apartamento 302; ele quer visitar com a esposa."
• Ficha: nome, e-mail e o que o interessado contou, à vista de quem pegar a conversa.

O contato é da imobiliária, não do corretor

Quando cada corretor atende pelo próprio celular, a imobiliária não sabe quantos interessados chegaram, quem respondeu nem o que foi combinado. E, no dia em que o corretor sai, os contatos saem com ele.

Com todos atendendo o mesmo número, num sistema em que cada pessoa tem o próprio login, isso muda. O interessado fala com o número da imobiliária. Se um corretor deixa a equipe, basta tirar o acesso dele: as conversas voltam para a fila, e o histórico fica.

Anúncio, janela de 72 horas e janela de 24 horas

Quem anuncia imóvel no Facebook ou no Instagram pode usar o anúncio pago "Clique para o WhatsApp", que abre a conversa direto. Quando a conversa nasce desse anúncio, abre-se uma janela de 72 horas em que a Meta não cobra as mensagens daquela conversa. Um link para o WhatsApp no seu site, na bio ou na legenda de um post não abre essa janela: a conversa começa comum, com as 24 horas de sempre.

E a regra das 24 horas vale para todo mundo: passado esse prazo sem o interessado escrever, a imobiliária só consegue falar com ele por um modelo de mensagem aprovado pela Meta. Mais um motivo para a primeira resposta sair na hora.

Como o OpaChat resolve isso

No OpaChat, toda a equipe atende o mesmo número, na mesma tela, cada pessoa com o próprio login, e a equipe é ilimitada em todos os planos. A IA responde com o que você escreveu nos Documentos da IA; ela não lê portal de imóveis e, no que não sabe, passa a conversa para a equipe. Ela mostra os horários livres de cada corretor e marca a visita direto, ou deixa para o corretor confirmar, conforme a regra da agenda; o lembrete da véspera sai para a visita confirmada. Ela também põe no interessado as etiquetas que você criou, seguindo a frase de quando usar cada uma, e anota na ficha o que ele contou.

Os setores separam compra, locação e captação, e a IA só passa a conversa para um setor que tenha gente. O interessado pode pedir uma pessoa a qualquer momento. Quem sai da equipe perde o acesso na hora, as conversas dele voltam para a fila, e o histórico fica com a imobiliária.